• บันทึกคืออะไร?
• ลักษณะของบันทึกช่วยจำ
• ส่วนของบันทึกช่วยจำ
• ตัวอย่างบันทึก

เราอธิบายว่าบันทึกคืออะไร ส่วนประกอบ หน้าที่ในองค์กรและคุณลักษณะ นอกจากนี้หลายตัวอย่าง

บันทึกข้อตกลงมีอยู่ทั่วไปในโลกขององค์กร การทูต และทางการ

บันทึกคืออะไร?

บันทึกข้อตกลงหรือบันทึกคือประเภทของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรโดยทั่วไปโดยย่อและมีลักษณะเป็นทางการซึ่งตัวอย่างภายใน องค์กร เขาสื่อสารกับผู้อื่นเพื่อร้องขอ เตือนใจ คำสั่ง ฯลฯ และมักจะในนามของตัวอย่างลำดับชั้นที่เหนือกว่าผู้ใต้บังคับบัญชาที่แตกต่างกัน

ชื่อ "บันทึก" เป็นการดัดแปลงมาจากภาษาละติน (ลัทธิลัทธิ) ที่มาจากคำกริยา ความทรงจำ, "การจดจำ" และใช้ในภาษาสเปนตั้งแต่ปี พ.ศ. 2367 ความหมายตามตัวอักษรจะคล้ายกับ "ที่ควรค่าแก่การจดจำ" หรือเพียงแค่ "เตือนความจำ" การสื่อสารประเภทนี้พบได้ทั่วไปในโลกขององค์กร การทูต และทางการ ซึ่งครอบคลุมถึงความเป็นทางการมากกว่าจดหมายหรือจดหมายธรรมดาๆ

ลักษณะของบันทึกช่วยจำ

โดยทั่วไปบันทึกข้อตกลงมีลักษณะดังต่อไปนี้:

• เป็นการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรและด้วยสีย้อมที่เป็นทางการ เหตุผลที่มักจะพิมพ์บนกระดาษที่มีเครื่องหมายโดดเด่น หรือส่วนใหญ่มีหัวข้อที่เป็นทางการ
• โดยปกติแล้วจะสั้นและตรงประเด็น (โดยไม่มีการเบี่ยงเบน) และสื่อสารความต้องการ แจ้งการตัดสินใจหรือสั่งคำสั่งไปยังผู้รับ
• โดยปกติแล้วจะออกโดยหน่วยงานที่เป็นทางการและจะถูกส่งต่อไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาหรือตัวแทนที่ได้รับมอบหมาย หรือผู้ที่อาจสนใจในข้อมูลที่อยู่ในนั้น
• โดยปกติแล้วจะมีการเรียงลำดับหรือกำหนดหมายเลข และเมื่อสำเนาออกแล้วมักจะถูกเก็บถาวรโดยเป็นส่วนหนึ่งของประวัติศาสตร์ระบบราชการขององค์กร
• พวกเขามักจะไม่ได้รับการตอบสนองใด ๆ และไม่คาดหวัง เป็นการสื่อสารทางเดียว

ส่วนของบันทึกช่วยจำ

ส่วนที่ประกอบขึ้นเป็นบันทึกข้อตกลงโดยทั่วไปมีดังต่อไปนี้:

• หัวจดหมายขององค์กร หรือส่วนหัวที่เป็นทางการและเป็นทางการ ซึ่งระบุรายละเอียดว่าใครเป็นผู้ที่อยู่และในนามของใคร
• การกำหนดหมายเลขภายใน ร่วมกับวันที่และข้อมูลตัวแปรอื่นๆ ที่อ้างอิงถึงเวลาที่ออกข้อมูล (เวลา สถานที่ ฯลฯ)
• ชื่อของเอกสาร กล่าวคือ ชื่อเรื่องที่อธิบายว่าการสื่อสารเกี่ยวกับอะไร
• ดิ ข้อความ ที่ได้แจ้งไว้พร้อมทั้งการอำลาและลายเซ็นของเจ้าหน้าที่หรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจอยู่เบื้องหลังบันทึกข้อตกลง

ตัวอย่างบันทึก

ตัวอย่างบันทึกบางส่วน (สมมุติ) ได้แก่:

• บันทึกข้อตกลง # 1: การสื่อสารจากบริษัทไปยังฝ่ายผลิต

Los Angeles, ตุลาคม 7, 2019

[โลโก้บริษัท]

บันทึก # 00475

สำหรับ: ภาคการผลิต

จาก: การจัดการการปฏิบัติงาน

เตือนความจำ

ฝ่ายบริหารให้การต้อนรับคนงานในภาคการผลิตอย่างอบอุ่น เนื่องในโอกาสเตือนพวกเขาถึงคำแนะนำด้านความปลอดภัยในอุตสาหกรรมซึ่งมีรายละเอียดอยู่ในบันทึกข้อตกลงฉบับที่ # 00438 ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการวัสดุทำงานอย่างถูกต้องและการป้องกันที่จำเป็นขั้นต่ำของพนักงาน สุขภาพ. ควรจำไว้ว่าหากไม่ปฏิบัติตามมาตรการเหล่านี้ ผู้บริหารอาจจำเป็นต้องดำเนินการทางวินัยเพื่อเสริมกำลัง

โดยมิได้มีเฉพาะเจาะจงอื่นใดเพื่ออ้างถึง

Lic. วิลเลียม ปืนลูกซอง

ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ

• บันทึกข้อตกลง # 2: การฝึกหน่วยทหารจากฐานทัพทหาร

ฐาน 0001 - 4653.6048

[โลโก้กองทัพ]

[โล่ของชาติ]

บันทึกข้อตกลง

ผู้รับ: กองพันหุ้มเกราะ 57 (Firefox)

ผู้ส่ง: กองบัญชาการทั่วไป

นายกองพันทหารปืนใหญ่ 57

ตามคำสั่งจากกองบัญชาการใหญ่ กองพันต้องย้ายไปยังตำแหน่งที่มีรหัสว่า srh4875-fuagrp39-1937gfo เพื่อเข้าร่วมในการซ้อมรบอย่างเป็นทางการ

อาท.

คำสั่งทั่วไป

พล.อ. กีเยร์โม ฟอเรสโก