เราอธิบายว่าคู่มือขั้นตอนคืออะไรและมีวัตถุประสงค์อะไร ความสำคัญต่อองค์กรและตัวอย่างบางส่วน
คู่มือขั้นตอนคืออะไร?
คู่มือขั้นตอนเป็นเอกสารที่ให้ ข้อมูล เกี่ยวกับการดำเนินงานต่าง ๆ ที่ดำเนินการโดยองค์กร ธุรกิจ หรือหน่วยงานเฉพาะของมัน มันถูกจัดเตรียมโดยเหมือนกัน สถาบัน หรือ องค์กร ที่ซึ่งใช้และนำเสนอข้อมูลของคุณในแบบที่มีรายละเอียด เป็นระเบียบ เป็นระบบ และเข้าใจได้
มันถูกออกแบบให้เป็นเครื่องมือบริหารสำหรับใช้ประจำวัน เพราะมันช่วยให้แนะนำประสิทธิภาพของ พนักงาน ก่อนมีข้อสงสัยใดๆ ในทางกลับกัน มันยังเป็นเครื่องมือที่อำนวยความสะดวกในการควบคุมภายในขององค์กร เนื่องจากมีรายละเอียดงานที่ต้องดำเนินการ
เมื่อเราพูดถึงขั้นตอน ในพื้นที่นี้ เราไม่เพียงหมายถึงการกระทำและชุดของงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวัสดุที่เกี่ยวข้อง ลำดับที่ต้องทำ เวลาที่พวกเขาต้องใช้ตามปกติ และ ชุดกระบวนการที่เป็นระบบและต่อเนื่องกันซึ่งส่งผลให้มีการผลิตของบริษัทหรือแผนก
วัตถุประสงค์ของคู่มือขั้นตอน
คู่มือขั้นตอนมี วัตถุประสงค์ จาก:
- พวกเขาอำนวยความสะดวก การฝึกอบรม และการฝึกอบรมบุคลากร
- พวกเขาระบุความสามารถและ ความรับผิดชอบ ของแต่ละงาน แผนก หรือทั้งองค์กร
- พวกเขาให้มุมมองที่ครอบคลุมของกระบวนการที่ประกอบขึ้นเป็นงานของบริษัทหรือองค์กร
- พวกเขาเขียนประวัติของขั้นตอนขององค์กร ภายหลังได้รับมูลค่าเอกสาร
- อนุญาตให้ประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานตามอุดมคติที่บริษัทคาดหวัง
ความสำคัญของคู่มือขั้นตอน
ธุรกิจขนาดเล็กมักขาดคู่มือขั้นตอน อาจเป็นเพราะพวกเขาไม่มี สภาพอากาศ ด้วยเหตุนี้ พื้นที่หรือความรับผิดชอบของแผนกจึงไม่มีการกำหนดไว้อย่างสมบูรณ์ (หากมีแผนก) ในกรณีอื่นๆ พวกเขาไม่เห็นความจำเป็นในการจัดทำเอกสารสำหรับอนาคต
อย่างไรก็ตาม เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น จำเป็นต้องทบทวน ตั้งคำถาม และกำกับดูแลวิธีการทำงานให้เสร็จสิ้น นอกจากนี้ พนักงานใหม่ยังต้องการแนวทางที่ชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษรว่างานของพวกเขาประกอบด้วยอะไรบ้าง ในทางกลับกัน คู่มือขั้นตอนดำเนินการเหมือนกับการประกันภัย: เป็นการดีกว่าที่จะมีและไม่ต้องการ มากกว่าต้องใช้และไม่ได้เตรียมไว้
ตัวอย่างคู่มือการใช้งาน
ตัวอย่างคู่มือขั้นตอนต่างๆ ได้แก่
- คู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานของหน่วยการจัดการของมหาวิทยาลัยชิลี
- คู่มือขั้นตอนของบริษัทระบบน้ำดื่มสเปน SCGV
- คู่มือการใช้งานของ State University of Sonora (UES)
- คู่มือขั้นตอนของกระทรวงแรงงานของรัฐบาลอาร์เจนตินา